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Études préalables à la candidature

Afin de bien cerner les difficultés susceptibles d’être rencontrées, l’association qui envisage de faire acte de candidature étudiera les différents critères « techniques » suivants :

Organisation générale
Ces points essentiels étudiés, il faut penser à tout ce qui entoure la manifestation et qui fait souvent la différence entre une bonne et une mauvaise organisation. Un challenge est un projet valorisant à la fois le sport, la culture, et l’entraide. Dans la mesure du possible, ce projet devra s’inscrire dans une démarche de développement durable.

Mise en valeur du challenge
Il faut avoir conscience de l’importance de la démarche et des enjeux. L’information est primordiale (penser à l’intranet fédéral mais aussi à la messagerie), il est nécessaire de maintenir des contacts avec les différents intervenants ou partenaires. Il faut aussi, très en amont, penser à la valorisation du challenge pour les partenaires, la liste de nos partenaires nationaux avec leurs agences locales, est sur l’intranet fédéral à la rubrique « mallette du VP Sports ». Il est conseillé d’informer la presse locale (organiser une conférence de presse, penser également à contacter les radios et télévisions locales).

Affiches
L’attrait de la présentation du challenge passe par un support visuel incitatif. À ce titre, l’affiche élaborée revêt une grande importance. Pour les challenges nationaux, l’image de la fédération doit apparaître explicitement et de façon suffisamment claire. L’affiche annonçant la manifestation devra comporter un espace ou un cadre « libre » afin que chaque association puisse inscrire ses informations (ex : nom du correspondant local, date limite d’inscription, etc.). Il existe des affiches toutes prêtes, sur l’intranet fédéral à la rubrique « mallette du VP Sports ». Ces documents sont à votre disposition, ils ont été créés avec OpenDraw (module de dessin d’OpenOffice) et vont du format A5 (148 x 210) pour les flyers au A0 (841 x 1189) pour les affiches.

Cadeau d’accueil
La commission permanente Sports lors de l’étude des dossiers de présentation est très attentive à ce point particulier. Ils ne sont pas obligatoires mais l’association organisatrice peut prévoir un « cadeau de bienvenue » pour les participants en faisant attention à ce que cette « courtoisie » ne grève pas le budget de la manifestation, ce n’est pas aux participants de payer le cadeau.

Soirée
Le challenge est une compétition mais aussi une fête ! Il faut prévoir le samedi soir, une animation, du type dîner dansant ou spectacle pour réunir tous les participants. Attention de ne pas tomber dans le grandiose et d’aggraver le coût, bien souvent une animation simple et conviviale laisse toujours un excellent souvenir aux participants.

Coupe, médailles et récompenses
Le trophée fédéral remis obligatoirement à l’ASCEE classée première, l’assiette du ministre remise obligatoirement à l’ASCEE classée deuxième, ainsi que le trophée remis à l’ASCEE la plus représentée sur un challenge sont fournis par la fédération. Afin d’éviter les remises de récompense qui sont, par expérience, toujours trop longue et empiètent bien souvent sur le temps dévolu à la soirée, la CPS encourage les organisateurs à récompenser que les trois premiers de chaque catégorie
Sollicitez votre directeur, votre conseil général, les mairies, les organismes financiers, les partenaires fédéraux ou autres, pour obtenir coupes, trophées, médailles et autres récompenses ou objets publicitaires. Il n’empêche qu’au stade du budget prévisionnel, il devra être prévu une dépense. Il faut veiller à ce que les récompenses entre les participants des deux sexes soient de même niveau et de même qualité.
Il est bon de savoir, également, que la GMF, assureur et partenaire fédéral, fournit pour tous les challenges les coupes en nombre suffisant. C’est la CPS qui chaque année décompte le nombre de coupes nécessaires pour l’ensemble des challenges de l’année.

Arbitrage
L’organisateur fournit des arbitres ou commissaires officiels en nombre suffisant pour assurer le bon déroulement des rencontres ou des courses. Pour l’arbitrage, il faudra adresser une demande aux représentants régionaux des fédérations concernées (ligue, district ou comité). Pour les commissaires, se rapprocher des clubs ou des ligues régionales.

Transports
Il est très important de prendre en compte dans les études prévisionnelles les difficultés liées au transport des participants. L’éloignement entre les lieux d’accueil et les infrastructures (hôtels, stades, restauration, etc…) nécessite de prévoir des navettes qui assureront la sécurité de tous les participants à la manifestation en les incitant à ne pas utiliser leur propre véhicule. Pour mémoire, il s’agit d’un des critères d’irrecevabilité de la grille d’évaluation des candidatures.

Matériel
Il y a lieu de prévoir la consommation de matériel et fournitures qui seront imputés sur les dépenses du challenge. Dans toute la mesure du possible, l’organisateur se rapprochera de son service pour réduire au maximum la part imputée à l’organisation.

Hébergements
Il y a lieu, pour permettre une participation plus importante de l’ensemble des adhérents de notre mouvement, de réduire les frais d’hébergement. Le coût payé par participant ne devra pas être supérieur journellement à 90,50 €, soit deux repas à 15,25 € et une nuitée à 60 €. Le somme totale réclamée à un participant ne doit jamais être supérieur à 180 € depuis l’accueil du vendredi après-midi au dimanche midi. Tout dossier de présentation laissant apparaître un dépassement de cette somme sera non recevable.
Il est conseillé de rechercher des centres de loisirs, des centres d’accueil qui soient plutôt des centres de vacances, voire des internats d’enseignement (éviter les dortoirs dans ce cas). Toutefois si la solution « hôtel » est retenue, il faudra veiller à ce qu’il n’y ait pas de disparités entre les divers établissements (confort, prestations, emplacement, etc.), sources de nombreuses réclamations de la part des participants.

Restauration
Au niveau de la restauration, il est préférable de trouver une salle à proximité pouvant accueillir la totalité des participants, d’avoir un service rapide, afin de ne pas retarder la reprise des épreuves et de veiller à ce que les repas correspondent en quantité et en qualité au sport pratiqué. Éviter de retenir des établissements trop éloignés du lieu des compétitions.

Activités non sportives du challenge

Activité culturelle
Tous les organisateurs de challenges prévoient, obligatoirement, une activité à caractère culturel pour les accompagnateurs, visite guidée, tourisme etc. Le coût de cette activité ne devra pas être imputé aux compétiteurs, mais seulement aux accompagnateurs qui prendront cette option.

Activité « Développement durable »
Tous les organisateurs de challenges prévoient, obligatoirement, une action « développement durable » de quelque nature que ce soit. Au minimum, il pourrait s’agir du ramassage et du tri des détritus, du nettoyage du site, de l’emploi de matériaux recyclables ou de faire appel à des fournisseurs locaux.

Activité « Sécurité routière »
Cette dernière n’est plus obligatoire, cependant la CPS souhaite que les organisateurs continuent à mettre à la dispositions des participants des navettes pour relier les différents sites pendant toute la durée du challenge. Cette activité n’est plus aidée, comme par le passé, par la CPSR fédérale mais les organisateurs peuvent, s’ils souhaitent organiser ce type d’activité et s’ils s’y prennent assez tôt, inscrire la manifestation au PDASR local

Planification sportive

Infrastructures
Là aussi, le choix est important car il risque de grever considérablement le coût par participant et d’alourdir l’organisation. Pour chaque manifestation, il semble important de préciser, à titre indicatif, les infrastructures nécessaires au bon déroulement des épreuves.

• Bowling, douze pistes minimum ;
• Cyclotourisme, voies ouvertes à la circulation, accessibilité et qualité des parcours menant aux sites touristiques ;
• Duathlon, prévoir un site permettant les épreuves combinées ;
• Escalade, mur en salle ou falaise équipés ;
• Équip’vent, un port avec parc locatif de bateaux ;
• Football à 7, pour vingt équipes prévoir deux terrains engazonnés (quatre demi-terrain). Pour trente équipes, trois terrains engazonnés (six demi-terrain) ;
• Football à 11, pour vingt équipes prévoir cinq terrains engazonnés ;
• Golf, neuf trous minimum ;
• Hand-ball, prévoir N / 4 terrains (N = nombre d’équipes engagées) ;
• Karting, terrain organisateur privé, formule endurance, pistes homologuées pour vingt à quarante équipes ;
• Pétanque, environ quatre vingt dix terrains en triplette et cent trente terrains en doublette, de 4 x 14 mètre, éclairage ;
• Planche à voile, un plan d’eau, un lac, un bord de mer ;
• Rugby, prévoir trois terrains ;
• Ski alpin et ski nordique, possibilité de bloquer une piste par épreuve et par discipline ;
• Tennis de table, vingt tables ;
• Tennis, pour les phases qualificatives prévoir deux courts dont un couvert, pour le tournoi final prévoir huit courts dont quatre couverts ;
• Tir à l’arc, douze cibles dans une salle couverte ;
• Volley-ball, pour quarante-cinq équipes : douze terrains ;
• VTT, circuit naturel, éviter le goudron.

Périodes d’organisation
Pour obtenir une meilleure répartition dans le temps, des périodes ont été fixées pour chaque groupe de sports en fonction des spécificités de ceux-ci (voir tableau ci-dessous). Si deux challenges se déroulent simultanément, la commission permanente des sports pourra demander un changement de date pour l’un des deux.

Dossier de présentation complet

Dossier administratif et technique
Ce dossier précisera les conditions de déroulement de la manifestation de manière globale. Il devra indiquer entre autres :

1. le lieu de la manifestation avec photographies,
2. un plan de situation présentant les différents sites,
3. un plan de situation de l’hébergement (avec photos des chambres) et l’évaluation du temps de transports par rapport au lieu de la manifestation,
4. le programme et les modalités pratiques, (transport, hébergement, restauration, menus, animations, excursions, etc.),
5. le projet de règlement sportif pour contrôle de la CPS
6. les accès
7. le budget prévisionnel complet selon le modèle joint à chaque dossier

Transmission du dossier
Le dossier complet devra parvenir impérativement avant le 15 septembre de l’année N-2 ou N-1 de la date du challenge au siège de la fédération au ministère de l’Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement à l’adresse suivante : MEDDTL – FNASCE / Sports – Arche Sud – 92055 La Défense

Dossier financier :

Aides financières et publicité :
Le budget prévisionnel devra prendre en compte l’ensemble des possibilités des aides financières, dont l’aide de la fédération toujours précisée par convention, ainsi que les produits dus à la publicité et au partenariat. Il est conseillé de contacter les collectivités et les « partenaires » potentiels (conseil général, mairies, organismes financiers ou autres …).

Dossier financier :
Pour une présentation homogène du budget prévisionnel la CPS impose un nombre de participants pour chaque challenge, qui s’établit comme suit :

Convention fédération / association

Une fois que le comité directeur a approuvé un dossier d’organisation de challenge national, la commission permanente des sports établit une convention. Celle-ci est adressée pour signature du président de l’association retenue. Il la retourne, en double exemplaire, à la fédération pour signature du vice président chargé des affaires sportives. à charge pour l’association organisatrice de mettre en place la manifestation concernée, conformément aux dispositions de la convention et du dossier d’approbation.
Le règlement du challenge, le budget prévisionnel, ainsi que toutes les suggestions particulières doivent être joints à la convention.
Cet engagement mutuel une fois signé, la fédération alloue à l’organisateur une aide en trois versements. Au cours de l’année N-1, le premier tiers de l’aide financière définie dans le cadre de la convention. La deuxième partie est versée dans l’année du challenge, avant l’organisation de celui-ci et à la seule condition que le dossier ait été considéré comme complet.
L’attribution de la dernière partie de l’aide financière fédérale est conditionnée par l’envoi, par l’association, dans les trois mois suivant le challenge, du bilan final de la manifestation qui comprendra le rapport moral et du bilan financier ainsi que du reportage photographique, diapo ou vidéo. De plus, il faudra que le membre de la CPS qui représentait la commission le jour du challenge, ait constaté que la réalité du programme de la manifestation, était bien le reflet de ce qui avait été porté sur le dossier de présentation.
La convention est un contrat signé entre la fédération et l’association organisatrice. Elle fixe les modalités d’organisation du challenge. Toute modification qui interviendrait après la signature de la convention par les deux parties et qui modifierait l’organisation du challenge, est susceptible d’entraîner des pénalités (non respect du budget, des sites, etc…).

Les participants aux challenges nationaux

Participants autorisés :
Sont admis à participer les adhérents des associations affiliées à la FNASCE, à savoir :

1. les adhérents employés dans les services, les établissements publics ou les écoles du Ministère de l’Écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement (MÉDDTL), qu’ils soient titulaires, auxiliaires ou contractuels ;
2. les agents adhérents d’une ASCEE travaillant dans une direction départementale des territoires (et de la mer) ;
3. les agents du MÉDDTL adhérents d’une ASCEE employés dans une autre direction départementale interministérielle ;
4. les agents du MÉDDTL adhérents d’une ASCEE en position de détachement ou de mise à disposition ;
5. les adhérents ayant appartenu à l’ex-ministère de l’Équipement ;
6. le conjoint ou le concubin déclaré ou compagnon pacsé et leurs descendants directs à charge jusqu’à 25 ans non révolus ;
7. les retraités adhérents de l’ex-ministère de l’Équipement ou du MÉDDTL ;
8. les retraités du MAAP adhérents d’une ASCEE dès lors qu’ils ont travaillé dans une DDEA ou une DDT(M) durant leur activité ;
9. les enfants d’un agent ascéiste travaillant dans un service ou un établissement public du MÉDDTL ou dans une DDT(M) sans limitation d’âge (à partir de 25 ans, ils doivent avoir leur carte d’adhésion individuelle et présenter la carte du parent adhérent) ;

Participants « extérieurs » autorisés :
Selon le challenge, les adhérents extérieurs (personnes qui n’ont jamais été dans un cas cité ci-dessus) peuvent participer aux conditions suivantes, Ces deux conditions ne sont pas cumulatives :

• dans la limite du tiers des participants définis dans le règlement de chaque discipline
• ou dans la limite de 50 % d’une équipe ASCEE inscrite en championnat officiel sur justificatif de l’appartenance à l’équipe (licences).

Équipes partenaires :
Peuvent également participer des équipes partenaires invitée par l’ASCEE organisatrice. Elles ne peuvent recevoir le trophée fédéral et l’assiette du ministre.

Contrôle des engagements :