Idée de départ : l’expérience en organisation de rallye de l’ASCE

En Comité directeur : accord sur proposition de dépôt de projet et création d’une équipe projet. L’organisation d’un rallye demande méthode et programmation, nous avons donc fixé la date 1 an avant, en fonction du calendrier fédéral, régional et local.

Equipe Projet : son organisation

1) déplacement du groupe sur le site : afin de choisir rapidement un itinéraire et repérer les sites d’hébergement.
2) décision prise de sélectionner un site unique d’hébergement afin de ne pas changer de lieux plusieurs fois dans le week-end.
3) une fois l’hébergement trouvé, l’itinéraire a été définitivement arrêté en fonction des lieux emblématiques à faire découvrir aux participants et de la visite du dimanche matin. Notre chance a été de pouvoir allier l’hébergement et la visite sur le même site.
4) parallèlement aux étapes 1 à 3, plusieurs groupes se sont organisés, en fonction des thématiques, pour rechercher et négocier les tarifs avec le traiteur, pour les visites, le DJ, les subventions (PDASR), les aides partenaires, solliciter également la Direction, établir le road book, le guide, les questionnaires, la préparation des jeux etc. Cette partie doit être faite suffisamment en amont pour éviter du stress inutile.

Le rallye a été réalisé par un groupe de 4 à 5 personnes, en mode projet, et vu à chaque Comité directeur.

Des bénévoles ont été sollicités pour nous aider tout au long du week-end.

Les difficultés :

Trouver un DJ qui nous corresponde et faire venir nos adhérents malgré des prix très attractifs.

Les pistes d’améliorations :

 un trajet moins long l’après-midi du rallye ;
 des coupes pour tous les vainqueurs lors de la remise des prix ;
 valoriser les oeuvres ;
 dans les fiches d’inscription penser à demander s’il y a des enfants ainsi que leur âge.