Délais de conservation des documents associatifs
Quels sont les délais de conservation des documents pour les associations?
Conservation illimitée (au minimum pendant la durée de vie de l’association)
Déclaration de l’association (copie du dossier déposé en préfecture)
Récépissé de la déclaration
Copie de la demande d’insertion au registre des associations et fondations d’entreprise (JOAFE)
Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
Statuts modifiés par ordre chronologique
Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
Titres de propriété et actes de ventes
Conservation pendant 10 ans
tous les documents comptables :
-
- comptes annuels
- livres comptables
- toutes pièces justificatives.
bulletin d’adhésion
Conservation pendant 6 ans
tous les documents fiscaux permettant de justifier ce que l’association doit ou non aux services fiscaux
les doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt.
Conservation pendant 5 ans
Convocations de l’assemblée générale
Feuilles d’émargement, pouvoirs
Procès-verbaux d’assemblée
Bilan d’activités
Rapports du commissaire aux comptes.
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)
Registre unique du personnel (5 ans à partir du départ du salarié)
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite, etc.
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation
Conservation pendant 3 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
Factures de téléphone, d’eau, de gaz et d’électricité
Récépissés de lettres recommandés
Conservation pendant 1 ans
Factures de gaz et d’électricité
Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet
Conservation pendant 1 an
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation
Autres conservations
Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer : durée du contrat + 5 ans
Contrat d’assurée : durée du contrat + 2 ans
Factures d’eau : 4 ans si la distribution est assurée par une personne morale publique (commune par exemple) ; 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée
Références
Service public - Association mode d’emploi