La gestion des demandes de séjour en unités d’accueil se fait au travers du web. À lire attentivement car des changements récents sont intervenus.

Pour réserver un séjour dans une unité d’accueil, tout adhérent à jour de son adhésion doit s’authentifier à l’aide de ses identifiants personnels.

Il aura accès au formulaire à partir du lien situé en bas à droite de la fiche de l’unité d’accueil choisie.

Une fois le formulaire rempli, l’adhérent devra enregistrer sa demande. Il recevra immédiatement sur sa boite email personnelle, via le robot de l’hébergeur de l’application, un message de confirmation de l’enregistrement de sa demande.
La demande peut être modifiée dans l’onglet "mes demandes" sur OLGUA.
Un mail parviendra automatiquement dans la boîte électronique de son ASCE d’appartenance et à celle de son président, pour validation.
Lors de la validation de la demande par le responsable de l’ASCE de l’adhérent, un mail sera adressé à l’adhérent lui-même pour l’avertir que sa demande a été validée.

Comme auparavant, d’autres périodes peuvent être indiquées pour l’unité d’accueil souhaitée et d’autres unités d’accueil, gérées par la même ASCE, désignées en remplacement de celle choisie en priorité.
Le gestionnaire pourra proposer, en accord avec le demandeur, une autre unité d’accueil et une autre période que celles mentionnées.
Une deuxième demande pour une unité d’accueil gérée par la même ASCE pour une même période, ne pourra ainsi être saisie.
Par la suite, le demandeur sera averti par mail sur sa boîte personnelle de l’acceptation ou du refus du séjour par l’ASCE gestionnaire de l’unité d’accueil.
L’adhérent a la possibilité de suivre l’évolution de sa demande en consultant l’historique de ses demandes.

Remarque importante - Le nombre total de demandes de séjour pour la période estivale (24 juin au 11 septembre), traitées par les commissions de la deuxième quinzaine de février est limité à 5.
Cette disposition, rarement respectée auparavant est contrôlée systématiquement par informatique.

Pour une demande dont le refus a été enregistré dans Olgua, il est possible d’en faire une nouvelle auprès de la même ASCE sachant que celle-ci doit être réalisée sur une période différente que celle refusée.
Autrement dit, pour la période estivale, un maximum de 5 demandes simultanées non refusées est autorisé.
Il est recommandé d’utiliser "C’est encore libre !" pour remplacer les demandes de séjour refusées.

À noter qu’une demande annulée, en raison du refus d’une attribution par l’adhérent ou d’une réponse hors délai, n’est pas considérée comme un refus et n’entre ainsi pas dans les refus enregistrés permettant de faire des demandes supplémentaires

Rappel : un formulaire saisi = une demande de séjour

Seuls les membres d’une ASCE, à jour de leur adhésion, sont autorisés à solliciter un séjour.

Merci de bien vouloir saisir chaque formulaire avec soin, les renseignements fournis permettront de traiter la demande correspondante dans les meilleures conditions.

Accès restreint à la recherche d’une unité d’accueil via OLGUA